Advisory Board Meetings und Expertenrunden

1. Ziel formulieren

Formulieren Sie das Ziel des Meetings so exakt wie möglich. Eine Liste mit zu adressierenden Fragen hilft Ihnen dabei, fokussiert auf dieses Ziel hinzuarbeiten. Durch eine gute Vorbereitung und die Ausarbeitung einer Strategie werden die weiteren Schritte erheblich erleichtert. Hierfür zunächst mehr investierte Zeit wird so am Ende wieder eingespart. Im Ergebnis des Meetings spiegelt sich immer auch die Qualität der Vorbereitung wider.

2. Die richtige Expertenmischung finden

Es ist schwer, eine Lösung für ein Problem zu erarbeiten, wenn ausschließlich Experten eingeladen werden, die dieses Problem gar nicht kennen. Reflexartig laden viele Unternehmen immer wieder dieselben Meinungsbildner ein. Besser ist es, sich im Vorfeld sehr genau zu überlegen, wer einem wirklich weiterhelfen kann – und das sind nicht immer Ordinarien. Manchmal ist es besser, auch Praktiker oder sogar Patientenvertreter ins Boot zu holen.

3. Fragebogen im Voraus ausfüllen lassen

Ist der endgültige Expertenkreis für das Meeting gefunden, sollten Sie einen detaillierten Fragebogen zum Problem erstellen, der vorab von den Experten ausgefüllt wird. Sich in der Beantwortung der Fragen abzeichnende Kontroversen sind später im Meeting eine ideale Diskussionsgrundlage.

4. Zeit für Diskussion schaffen

Das Advisory Board Meeting besteht in der Regel aus Präsentationen und Diskussion. Um das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren, sollten die Inhalte der Präsentationen mit den jeweiligen Referenten grob abgesprochen und die Zeit auf 10 bis maximal 20 Minuten begrenzt werden. Der Moderator achtet darauf, dass diese Zeiten eingehalten werden. In der Veranstaltung sollte der Diskussionspart unbedingt den Hauptanteil einnehmen, denn es geht nicht um ein Schaulaufen der Referenten. Wichtig ist bei diesen Meetings das Ergebnis – und das entsteht fast immer in der Diskussion.

5. Einen Medical Writer engagieren

Der Erfolg des Meetings manifestiert sich in den Schritten, die im Anschluss eingeleitet werden. Die Grundlage hierfür ist eine gute Dokumentation. Denn die wertvollsten Gedanken und Schlussfolgerungen verpuffen, wenn sie nicht schriftlich festgehalten werden. Zwar einfach und preiswert, aber alles andere als optimal ist die Aufzeichnung des Meetings mit einem Diktiergerät, denn viele Menschen reagieren befangen auf ein solches Mitschneiden und die Qualität der Diskussion leidet. Die ideale Lösung ist ein Medical Writer, der das Meeting in einem Ergebnisprotokoll oder einem Positionspaper zur internen Verwendung zusammenfasst. Das entlastet die Moderatoren und Teilnehmer, die sich so komplett auf das Meeting konzentrieren können. Manchmal ergibt sich bei einem ergiebigen Meeting der Wunsch, die Ergebnisse in einer Fachzeitschrift zu veröffentlichen. Dann ist es sehr hilfreich, wenn der Medical Writer, der dies übernehmen soll, bereits bei dem Meeting dabei gewesen ist.

6. Erleichtern Sie die Teilnahme

Machen Sie den Experten die Teilnahme leicht. Ein Konferenzraum in einem Hotel in Flughafennähe oder zumindest in guter Erreichbarkeit bietet sich deshalb an. Legen Sie den Termin so, dass Ihre Gäste am selben Tag an- und abreisen können.

7. Evaluation

Da ohne Kritik leider auch oft der Fortschritt ausbleibt, sollte man nicht auf die Evaluation des Meetings verzichten. Erfahrungsgemäß werden viele Informationen durch die schriftliche und anonyme Evaluation gewonnen. Nicht jedem liegt es, Kritik offen zu äußern.

Literatur: G. Umbach, Erfolgreich als Medical Advisor und Medical Science Liasion Manager. Wiesbaden 2014